Come organizzare il tempo per realizzare ciò che conta davvero

come organizzare il tempo

Oggi ti spiego in modo approfondito e concreto come organizzare il tuo tempo e come farlo in modo equilibrato ed efficace.

Potresti pensare che un’efficace gestione del tempo riguardi manager, imprenditori e professionisti vari, ma non è così 😉

Sempre più spesso vedo persone che finiscono nella paura, nell’ansia, nell’insoddisfazione o in altre emozioni negative a causa di una vita che vivono in superficie.
Ripongono la loro felicità in tutto ciò da cui si sentono trascinate.

Quella diventa la loro vita e a volte non riescono nemmeno a immaginare che possa esistere una vita molto diversa.
Soprattutto non si immaginano che saper gestire il tempo gli permetterebbe di entrare in contatto con se stessi e di vivere pienamente il presente.

Organizzare al meglio il loro tempo gli permetterebbe di dare spazio alle cose veramente importanti che ora, forse, non pensano nemmeno esistere.

Presi come sono dal lasciarsi vivere dalla vita, dalle circostanze o dalle altre persone, pensano di guadagnare tempo, ma non si accorgono che lo stanno soltanto perdendo.

Il tempo è lo strato su cui spalmiamo tutta la nostra esistenza.
Tutto è confinato in un tempo reale e oggettivo, mentre noi spesso ci sentiamo stretti nel tempo che percepiamo.

La nostra percezione è influenzata dai nostri pensieri, dalle nostre emozioni e dalla nostra visione delle cose.
Questo è il motivo per cui senza fare riferimento a un parametro oggettivo sarà difficile raggiungere i veri obiettivi che per noi sarebbero importanti.

Imparando come organizzare il tuo tempo, scoprirai che a volte sarà necessario fare scelte ed eliminare cose che ti sembravano priorità, ma che priorità non erano 😉

Non credere sia una questione di rinunce, se non comprendi come gestire il tempo in modo davvero efficace ti troverai a vivere male o meglio, a non vivere del tutto, ogni cosa che hai.

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Ecco cosa troverai in questa guida:

Come gestire il tempo: organizzare la giornata o pianificare la settimana?

Come gestire il tempo-giorno settimana

Sul libro “Le 7 regole del successo” di S. R. Covey ho letto questa frase:

ricordate che a qualcosa dovete dire di no. Se non alle cose evidenti e urgenti nella vostra vita, probabilmente alle cose fondamentali, più importanti

Non possiamo correre il rischio che qualche imprevisto o urgenza da poco conto metta a repentaglio il tempo che abbiamo riservato alle cose davvero importanti.

Pianificare precisamente quando svolgerle sarà essenziale, a maggior ragione se si tratta di qualcosa di complesso e articolato.

Ora ti mostro due aspetti di fondamentale importanza per capire come organizzare il tempo in modo equilibrato ed efficace.

1. Pianificare il tempo progettando i propri obiettivi

progettare obiettivi

Un grave errore che possiamo compiere è quello di non definire al meglio ciò che abbiamo intenzione di fare.
Definire è importante per creare un progetto da “spalmare” nel tempo con ordine ed equilibrio.
E questo è un aspetto che deve tenere conto di tante cose.

Se vogliamo raggiungere un obiettivo, dobbiamo stabilire un tempo entro cui realizzarlo. Fai però attenzione a non porti scadenze rigide che eventi imprevisti potrebbero chiederti di rivedere.

Avere chiaro un punto di arrivo ci permetterà invece di stabilire delle tappe temporali intermedie entro cui raggiungerlo così per come lo abbiamo definito.

Esattamente cosa vogliamo ottenere entro quella data?

Quando abbiamo definito l’obiettivo, allora dobbiamo capire quali passi saranno necessari per arrivarci.
In buona sostanza dobbiamo progettarlo per comprendere e dare ordine funzionale e temporale ai passi da compiere e quindi distribuire uniformemente le varie fasi che abbiamo individuato.

Ridurre il nostro obiettivo a obiettivi più piccoli, trasformerà ognuno di quegli stessi obiettivi nel traguardo su cui concentrarci fino alla scadenza che gli abbiamo assegnato.

Ripetendo il processo per ogni sotto-obiettivo, arriveremo a un livello di dettaglio sempre maggiore fatto di obiettivi piccoli, semplici e gestibili su base giornaliera.

L’errore da evitare è quello di organizzare il tempo giorno per giorno.
Non avremmo il controllo sul lungo termine e rischieremmo di perderci rispetto alla scadenza che abbiamo deciso.
Inoltre lasceremmo spazio alla fretta e all’ansia, col rischio di saltare per ogni imprevisto.

La cosa migliore che possiamo fare è quella di pianificare il tempo su base settimanale

Organizzando la settimana, la pianificazione quotidiana diventa un adattamento giornaliero.
Si guadagna in flessibilità e tempo per gestire eventuali imprevisti.

Inoltre la programmazione settimanale offre respiro più ampio, ma non incide negativamente sul raggiungimento di obiettivi a medio e lungo termine.

Ampio respiro significa che se un’attività richiede un’ora mettiamo a disposizione un’ora e mezza, se richiede 20 minuti gli riserviamo mezz’ora.

In questo modo, oltre a poter gestire eventuali imprevisti, saremo sempre più riposati e avremo il tempo di fare con calma.

Troveremo inoltre il tempo di inserire di tanto in tanto quelle piccole attività, magari poco importanti ma comunque utili, che altrimenti non troverebbero mai spazio nella nostra giornata.

2. Come gestire il tempo imparando a gestire se stessi

gestire se stessi

Avere consapevolezza di noi stessi è essenziale per gestire il tempo in modo efficace.

E’ infatti necessario tenere conto dei nostri limiti fisici ed emotivi e renderci conto di quando li stiamo raggiungendo.

Superare i propri limiti mette in quella condizione di debolezza che porta al timore di non riuscire a raggiungere ciò che solo un attimo prima sembrava a portata di mano.
Leggi questo articolo per approfondire questo aspetto 😉

Ora rifletti su questo, ti è mai successo di sentirti stanco, o stanca al punto di mettere in discussione i tuoi obiettivi?
Potresti aver pensato che forse non sono quelli giusti o che la possibilità di arrivarci era solo un illusione.

E quando provi emozioni negative ti senti forte in quello che fai, o la voglia di tirare i remi in barca la fa da padrona?

La cosa migliore è quella di imparare a gestire le tue energie per evitare l’eccesso di stanchezza.
Ma sarà anche prezioso imparare a gestire le tue emozioni per limitare quelle negative.

Qualche volta però potresti non riuscirci e cadere nella debolezza.
Allora c’è una cosa che puoi fare: osservarti per accorgerti di ciò che sta accadendo.

Se prendi consapevolezza dell’emozione negativa che stai provando o della tua stanchezza, se ti comprendi, diventerà spontaneo accettare quella condizione.

A questo punto potrai impegnarti per capire come gestire il tempo e riprogrammarlo sulla base di questa situazione imprevista.

Organizzare il tempo stabilendo le giuste priorità: urgente o importante?

come organizzare il tempo_priorità

Tra le fonti che mi hanno offerto gli spunti più interessanti su come gestire il tempo, c’è anche il libro “Sviluppa il leader che c’è in te” di Maxwell.

Anche Maxwell mette in luce il grande valore di dare la priorità alle cose importanti.

Questo aspetto ha un peso enorme e me ne sono accorta quando ho finalmente deciso di fermarmi e prendermi del tempo per fare ordine nella mia vita che mi stava sfuggendo di mano sotto ogni punto di vista

Maxwell schematizza perfettamente il principio in base al quale dovremmo organizzare efficacemente in nostro tempo: il rapporto importanza/urgenza.

Ecco come l’autore schematizza l’ordine della priorità:

  • Grande importanza – Grande urgenza
  • Grande importanza – Scarsa urgenza
  • Scarsa importanza – Grande urgenza
  • Scarsa importanza – Scarsa urgenza

Si tratta dello stesso ordine di priorità che Covey individua sotto forma di “matrice” della gestione del tempo.

1. Grande importanza – Grande urgenza: le cose da fare adesso!

adesso

Come avrai intuito dalle premesse, le cose davvero importanti sono quelle che dobbiamo mettere in cima alla nostra lista.

Naturalmente non dovranno diventare le uniche ad occupare il nostro tempo, ma sarà indispensabile riservargli un posto certo e ben definito nel contesto della nostra programmazione.

Troppo spesso capiamo troppo tardi ciò che è davvero importante
– Maxwell –

Ovviamente tra più cose importanti vincono quelle con la maggiore urgenza.
Ma troppo spesso ci perdiamo nelle cose che sono soltanto urgenti per dimenticarci di quello che conta davvero.

Una persona che ambiva a un grande successo e che era sulla strada migliore per raggiungerlo disse a Maxwell che “ciò a cui non avrebbe rinunciato se non avesse potuto avere tutto, era stare con la famiglia e veder crescere i propri figli” e Maxwell aggiunge “Nessuno in punto di morte ha mai detto: avrei potuto dedicare più tempo al lavoro

E spesso commettiamo anche errori nel valutare le cose che per noi sono davvero importanti.

1.1. Come organizzare il tempo: capire cosa è davvero importante

Capire cosa è importante

Prova a fare questo esercizio.

Immagina di poter scegliere una sola cosa fra tutte quelle che hai in programma per oggi: quale sceglieresti?

Quando l’hai trovata toglila dal tuo elenco e fai lo stesso con le cose rimaste.

Se fatichi a decidere, impara a vivere ogni giorno come se fosse l’ultimo.
Occhio che con questa frase intendo un concetto ben preciso, leggi questo articolo 😉

Fai molta attenzione a una cosa però, tra le cose importanti non ci devono mai essere solo quelle che potresti fare per gli altri.
Devi sempre tenere presente che quello che puoi dare è ciò che per primo, o per prima possiedi, ciò che sei.

Ecco perché è importante che nella gestione del tuo tempo tu faccia rientrare anche momenti in cui occuparti di ciò che desideri, dei tuoi interessi e delle tue passioni.

A volte conosciamo bene i nostri gusti, interessi ed obiettivi, altre volte questo aspetto potrebbe essere un problema.

Se il tuo caso è il secondo, prova a rispondere a questa domanda: cosa faresti anche senza ricevere nessuna gratificazione?
Nemmeno un grazie o la più totale indifferenza da parte degli altri, perfino un rifiuto, anche se lo stessi facendo proprio per loro.

Se non trovi una risposta nel presente, fruga nel tuo passato.
Qualcosa che hai fatto volentieri, un attività in cui era uscito il tuo entusiasmo o qualcosa che era stato capace di assorbire la tua attenzione.

Guarda bene, qualcosa ci deve essere di sicuro.

Ecco, quello che troverai è certamente qualcosa che per te riveste una grande importanza 😉

1.2 Come scegliere tra tante cose importanti? Lungimiranza, sano egoismo e saper dire di no

lungimiranza

Nonostante tutto questo però, potresti trovarti di fronte a due o più cose di un’importanza troppo grande per meritare di essere escluse dai tuoi programmi di oggi.

Allora quando devi scegliere tra due opzioni valide, guarda la situazione da lontano, vedila nel contesto della tua vita o del tuo obiettivo.
Immagina le conseguenze delle tue possibili decisioni in un quadro più ampio e generale e scegli solo dopo averle valutate.

Pensa ad esempio tutte quelle volte che corriamo dietro alle richieste di tutti.
Sono tutte valide magari, tutte hanno i loro buoni motivi, ma non puoi fare tutto o finirai per non fare più niente.
A volte sarà necessario imparare a dire di no e usare un po’ di quello che io chiamo sano egoismo.

Leggevo una storiella in cui il guardiano di un faro riceveva la nuova riserva di petrolio una volta al mese per tenere accesa la luce.
L’uomo riceveva molte visite e spesso donava del petrolio a chi gliene chiedeva per buoni motivi e questi motivi buoni lo erano davvero.

Verso la fine del mese però, notò che la scorta di petrolio era molto esigua e ben presto la luce del faro si spense.
Quella notte parecchie navi fecero naufragio e morirono alcune persone.

Lungimiranza, sano egoismo e saper dire di no, avrebbero salvato molte vite 😉

E dire di no vale anche per tutte quelle possibili distrazioni da cui ci lasciamo spesso trascinare.

Pensa a tutte le volte che guardi il cellulare o a quando ti perdi nei pensieri di un passato che non c’è più o di un futuro che ancora non esiste.

Se davvero vuoi capire come organizzare il tuo tempo, la concentrazione in quello che fai è di importanza fondamentale, o tutta la tua pianificazione salterà in un batter di ciglia 😉

2. Grande importanza – Scarsa urgenza: l’errore più grande che potresti commettere

Grande errore

Le cose che rivestono per una grande importanza, ma non rappresentano un’urgenza, perdono spesso terreno rispetto alle cose che vediamo come urgenti, anche se importanti non lo sono affatto.

Questo è un grave errore.

In questo modo i minuti passano e i giorni passano. Passano gli anni e alla fine della nostra vita ci accorgiamo di aver solo rincorso fantasmi, mentre nelle nostre mani non vediamo altro che fumo.

Dimenticarci delle cose davvero importanti significa dimenticarci di noi stessi!

Da oggi pensa alle cose importanti che hai rimandato fino ad ora e stabilisci delle scadenze per il loro completamento.
Preoccupati seriamente di inserirle nella tua programmazione settimanale e sarà anche meglio se riuscirai a dedicare ogni giorno un piccolo ritaglio di tempo a queste cose.

Una buona gestione del tempo lo renderà sempre più facile e più avanti capirai anche perché 😉

3. Scarsa importanza – Grande urgenza: imparare a delegare

delegare

Come accennato sopra, tendiamo a dare priorità alle cose urgenti, a prescindere dalla loro importanza e ci perdiamo quello che conta davvero.

Se guardiamo bene a tutto ciò che riteniamo urgente, potremmo scoprire che a volte tanto urgente davvero non è, ma lo è diventato nella nostra testa.
Magari perché qualcuno insistite con noi e fa pressione, per abitudine o solo perché non ci siamo preoccupati di valutarne l’urgenza effettiva.

Così potremmo decidere di fare domani quella cosa, a volte scopriremo perfino che possiamo non farla.

Inoltre tieni conto che potremmo anche delegare ad altri le cose urgenti ma non importanti.
Dopotutto se non sono importanti potremo accettare un risultato diverso o di minore qualità rispetto a quello che avremmo ottenuto se ce ne fossimo occupati noi.

Naturalmente, prima di delegare qualcosa, dovremo valutare che la persona a cui stiamo pensando abbia le capacità e le possibilità di fare ciò che gli chiediamo. Ma dovremo anche evitare di pretendere lo stesso identico risultato che avremmo ottenuto noi, ricordandoci sempre che ci interessa l’obiettivo, non la forma che gli avremmo dato.

Allora quando deleghi qualcosa chiediti sempre, a cosa mi serve fare questa cosa?
Quello che troverai sarà l’obiettivo che chi hai delegato potrà raggiungere nel modo che preferisce.

Se ti inchioderai sulla forma difficilmente riuscirai a delegare.
Paralizzato, o paralizzata dal timore di non ottenere ciò che desideri, di nuovo ti troverai a rincorrere le urgenze dimenticando le cose davvero importanti.

4. Scarsa importanza – Scarsa urgenza: tutte cose inutili. O no?

Cose inutili

Le cose di scarsa importanza e scarsa urgenza sono quelle che di solito finiscono nell’angolo ad accumulare polvere per essere dimenticate o mai realizzate.

Quando ci troviamo di fronte a cose di questo tipo in effetti, molto spesso potremmo evitare di farle, vista appunto la loro poca importanza.
Alcune di queste però potrebbero effettivamente avere un’utilità.

Allora possiamo pensare di delegarle a qualcun altro oppure metterle da parte, ma sempre a portata di mano, e svolgerle a segmenti nei momenti liberi o nei ritagli di tempo.

Una programmazione di ampio respiro ci dà la possibilità di svolgere queste attività nel tempo che ci è avanzato finendo qualcosa prima del previsto.

Le cose poco urgenti e importanti però, potrebbero anche diventare la miglior soluzione allo spreco di tempo quando saltano impegni o appuntamenti.

Organizzare efficacemente il tempo inserendo la pianificazione tra le priorità

Organizzare efficacemente il tempo

Ti ho spiegato quanto sia prezioso dare priorità alle cose davvero importanti e ti ho dato alcuni consigli per capire davvero cosa merita di entrare in quell’elenco.

Ma devi tenere conto ancora di una cosa: tra le cose davvero importanti ci deve SEMPRE essere la pianificazione sul lungo termine.

Investire sulla pianificazione nei tempi liberi dalle cose urgenti e importanti determinerà una diminuzione spontanea delle urgenze proprio per l’effetto di una buona programmazione.

Sì, lo so che ora ti sembra impossibile trovare del tempo per fare anche quello, ma succede solo perché ancora non hai cominciato.

Se ci pensi, molte delle cose urgenti di ora esistono solo perché non le abbiamo fatte quando sarebbe stato il momento migliore per farle bene e con calma.

E se non le abbiamo fatte in quel momento probabilmente è perché anche allora c’era qualcosa di più urgente da fare.

Cominciando ad organizzare bene il tempo ti accorgerai che le urgenze cominceranno spontaneamente a diminuire.
Allora resterà tempo per le cose importanti ma non urgenti, ne avanzerà per la programmazione e ne resterà molto altro, anche per ciò che nemmeno avresti immaginato di poter fare 😉

Un altro motivo per cui è così importante destinare del tempo alla pianificazione è che più ti abituerai a farlo, più diventerà semplice gestire eventuali imprevisti.

Imparare a gestire il tempo, potrebbe sembrare laborioso all’inizio e un eventuale imprevisto potrebbe farti perdere il controllo.

Ma se ti abitui a pianificare e diventi abile nella gestione del tempo, allora potrai semplicemente riorganizzarlo rivedendo agilmente i tuoi programmi di volta in volta, sulla base del sopraggiunto imprevisto.

Come organizzare la giornata tipo

Come organizzare la giornata

Ogni giornata deve essere organizzata sulla base della pianificazione settimanale.
Questa a sua volta dipenderà dalla pianificazione sul lungo termine delle priorità che avremo individuato attraverso il rapporto importanza/urgenza.

Tenendo in considerazione questa importante premessa, ti indico ora come organizzare la tua giornata tipo.

Prendi carta e penna e scrivi tutto quello che devi (o vuoi) fare domani, anche le cose piccole.
Non dimenticare di includere anche attività che fai per passione o, semplicemente, perché vuoi dedicare del tempo a te stesso, o te stessa.

Quindi metti in ordine il tuo elenco seguendo questi parametri.
Cosa è più importante? Cosa più urgente?

Se due cose hanno la stessa importanza, cosa richiede un tempo che puoi effettivamente dedicargli domani?

Cerca inoltre di alternare attività che gradisci particolarmente con attività che ti piacciono meno.
Scegli tra queste cose quelle che potresti rimandare al giorno dopo. Le farai domani solo se dovessi avanzare del tempo.

Ora stabilisci esattamente quanto tempo vorrai dedicare ad ogni cosa che hai individuato assicurandoti che il tempo che stabilisci sia di ampio respiro e lascia almeno 10 minuti tra una l’altra. Questo spazio ti servirà per allentare la tensione di dover finire in tempi molto rigidi, oltre a permetterti di rilassarti tra un’attività e l’altra e gestire eventuali imprevisti.

Decidi esattamente a che ora farai cosa e punta delle sveglie per inizio e fine attività (così potrai volgerla senza guardare l’orologio).

Alcune attività potrebbero richiedere più tempo di quello che potresti dedicargli domani. A questo punto vedi come puoi suddividerle in obiettivi.
Li raggiungerai gradualmente dedicandogli il “giusto” tempo ogni volta che deciderai di farli rientrare nella pianificazione della tua giornata.

Tutto chiaro?

Ah, dimenticavo, naturalmente ogni giorno dovrai organizzare la tua giornata successiva 😉

Bene, ti ho spiegato per filo e per segno come organizzare il tuo tempo in modo equilibrato, ordinato ed efficace.

Ora tocca a te 😉

Comincia subito e smetti di vivere in superficie, il tuo tempo è prezioso!

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Architetto di formazione e gestore di un rifugio alpino, mi sono avvicinata alla crescita personale nel 2007. Da allora è cominciato quel percorso che mi ha permesso di rinascere scoprendo davvero chi sono e diventando più forte di ogni problema. Dal 2017 metto a disposizione la strada che ho percorso per prima a chi si affiderà a me come Mental Coach, anche grazie al particolarissimo ambiente del rifugio. Qualcuno mi definisce come architetto dell'anima. Concordo...
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